・Excel使い始めたけど、聞きなれない単語ばかりで、何がなんだか分からない・・・
・Excelって便利そうだけど、機能が多すぎて何から覚えればいいの・・・
事務作業を始めたばかりの人や、自身のスキルアップとして、これからExcelを覚えたい方など、こう思った事ありませんか？
筆者自身も、Excelを触り始めた頃は周りに教えてくれる人もおらず、しっかり扱えるようになるまでとても苦労しました。。。
という訳で、今回の記事ではそんなExcelをはじめたばかりの方に向けて、基本中の基本！
「とりあえず、これだけ覚えとけば初心者っぽさはなくなるよ！」という情報をまとめたので、是非最後まで見ていってくださいね！
Excelの基本
- 操作画面の名称
まず最初に知っておきたいのが、画面の各部位の名称。
というのも、初心者の方にExcelの説明をする際に「〇〇のあとに、数式のタブをクリックしてから…」
などと話すと「数式…の…タブ…？？」など、経験者が当たり前の様に話しても意味が理解出来ずに説明が止まってしまう事も…
先輩・同僚から説明を受ける際に円滑に進めるよう、下の画像を確認して各部位の名称をチェック！
特に赤枠で囲っている部位は、会話の中でもそのまま名前で使われる事が多い為、覚えておくと吉。
一方青枠で囲っている部位については、会話の中で使う事は筆者の経験ではほとんど無かったので、
「ふーん、そんな名前なんだ…」程度に思っていて問題なし。
それでは順に解説！
1.タブ
Excelの上部にあるのが「タブ」
基本的には、ここに9つのタブが表示されていて、目的・分類別に機能がエリア分けされている。
「ファイル」タブをクリックすると、各種設定などの画面に移行。
それ以外のタブをクリックすると、様々な機能が選べる状態になる。
先ほどの会話例の様な「数式タブを選んで…」の場合「タブ」の範囲にある「数式」を指しているという事。
2.リボン
タブの下にあるのが「リボン」
タブで機能の大枠を探して、リボンの中にある機能を選択する。
3.数式バー
リボンの下にあるのが「数式バー」
ここにはExcelのメイン機能の一つ「関数」の計算式が表示されます。
※関数については別の記事で説明しますね。
会話の中で「数式バー」と言われる事はほとんどありませんが、「数式を見て」など言われた場合はこの部分を確認するのが良いでしょう。
4.列番号 & 5.行番号
Excelで作業する場所を示す際は、ほどんどの場合がこの行や列の番号を使用します。
「D列を選択して」と言われれば、列番号「D」の列
また、「B3選択して」などと言われれば「B」列の「3」行目の位置の事を指します。
筆者は未だにどっちが列で、どっちが行か迷う事がありますが、なんとかなっているので、必死に行列の区別を覚える必要はないでしょう・・・
6.セル
シート(作業エリア)を見ると、四角いマス目が並んでますが、その一つ一つの事を「セル」と言います。
どんなに優しい先輩でも、「B列 3行目のマス目選んで」などと初心者にも分かりやすく伝えるのではなく、「D5のセル選択して」と指示を出すので、先述した行列に加えて、「セル」が何を指しているのかは優先的に理解しておきましょう。
7.ワークシート
セルの集合した作業スペース全体を「ワークシート」をいいます。
実際の業務では「シート」と言う事がほとんどで、関数などの勉強を始めると「シート内の〇〇を…」など記載されている事も多いので、その場合は作業エリア内の事を指していると覚えておきましょう。
8.シート見出し
ワークシートの下部に並んでいるのが「シート見出し」
基本的にExcelでは、使用用途別にシートを分ける事がほとんどで、シート見出しにはどの用途のシートか分かりやすいように名前が付いている。
実際の作業でも「〇〇のシート選んで」と指示した時に迷う初心者さんが多いので、こういった指示の場合は、まずこの部分を確認してみましょう。
ここからは、特に名前まで覚える必要は無いのと、Excelを始めたばかりで使う事はほとんど無い部分ですが、こういう機能があるんだー程度に見といてください。
9.クイックアクセスツールバー
Excelの最上部にあるのが「クイックアクセスツールバー」
社会人になってから、いつこの名前を口に出したか覚えて無いくらいに、会話には出てこない。
この部分には「保存」「一つ戻る」「一つ進む」など作業する上で重要なコマンドが並んでいる。
ただ、ショートカットキーでいずれも対応可能な為、この部分の名前を覚えるくらいならショートカットキーを覚えたい。
10.名前ボックス
数式バーの左側にあるのが「名前ボックス」
これも先ほど同様、会話で使う事はほとんど無いので、名称を覚える必要は無し。
選択しているセルの位置が表示されたり、今後学んでいくであろう「テーブル」や「ピボットテーブル」など特定の部位に名前を付けるために使用するが「あったら便利だけど、無くても困りはしない」程度な印象。
11.スクロールバー
ワークシート右側に位置しているのが「スクロールバー」
ほとんどの場合、マウスにマウスホイールを使用してシート内の上下を移動するが、この部分を上下にドラッグする事でも移動可能。
シート内の作業範囲が広い場合は、マウスホイールよりこちらを使用して一気に移動する事も。
12.ステータスバー
最下部に位置しているのが「ステータスバー」
ここも初心者の内は気にしなくても問題ないが、選択範囲内の数字の「合計」や「平均」などもここに表示可能な為、知っておくと地味に便利。
13.画面表示切替
ステータスバーの右側に位置するのが「表示切り替えボタン」。
「標準」「ページレイアウト」「改ページ プレビュー」のモードを切り替えに使用。
主に印刷する範囲を指定する際に使用する。
14.ズームスライダー
画面表示切替の更に右側にあるのが「ズームスライダー」
文字が小さい時などに、この部位を操作する事で倍率の変更が可能。
ただ「Ctrl (コントロールキー)」+「マウスホイール」でも倍率の変更は可能な為、あまり使用頻度は高くない。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は、Excel未経験の方・触り始めて間もない方に向けて、超基本の画面説明を行いました。
説明を上司・先輩から受けるにしろ、ネットで調べて独学で学ぶにしろ、そもそもの単語の意味が理解出来ていないと、勉強がはかどりませんよね・・・
しっかりと単語の意味・使い方などをこれからもどんどん勉強して、効率よく仕事を進めていきましょう！
次回の記事では、Excelのメイン機能とも言える「関数」について、初心者の方でもわかりやすく解説予定ですので、お楽しみに！
